Microsoft 365 Copilot voor KMO's: rendeert het?

De valkuil

Wat er misgaat als u Copilot gewoon aanzet

Dit is het stuk dat een licentieverkoper zelden vertelt, en het is precies waar het bij KMO's fout loopt.

Copilot maakt zichtbaar wat te breed gedeeld staat

Copilot doorzoekt alles waar een gebruiker technisch bij kan. Bij de meeste gegroeide bedrijven is dat meer dan iemand vermoedt: de map met loonfiches die ooit "even" op iedereen gedeeld werd, het personeelsdossier in een gedeelde teamsite, de offertes van de concurrentiegevoelige klant.

Copilot maakt geen nieuwe lekken. Het maakt bestaande lekken vindbaar. Zolang niemand zoekt, valt het niet op. En Copilot is een zoekmachine die iedereen elke dag gebruikt.

U betaalt voor mensen die het na drie weken niet meer openen

Copilot voor het volledige personeelsbestand aankopen omdat kiezen lastig is, is de duurste manier om erachter te komen dat de helft het niet gebruikt. En de licentie loopt intussen door.

Wat niet vindbaar is, kan Copilot niet gebruiken

Bestanden op lokale schijven, in een netwerkmap of in een systeem buiten Microsoft 365 bestaan voor Copilot niet. Bedrijven die hun documenten niet in SharePoint of OneDrive hebben staan, krijgen een assistent die de helft van het bedrijf niet kent.

Aanpak

Wat ik concreet doe

In deze volgorde. De verleiding is groot om bij stap vier te beginnen, en dat is precies waar het geld verdwijnt.

Uitzoeken wie er baat bij heeft

Per functie: hoeveel tijd gaat er naar schrijven, vergaderen, opzoeken en samenvatten? Daar komt bijna altijd uit dat een deel van uw team er veel aan heeft en een ander deel niets. Dat deel wil u vooraf kennen.
De permissies opkuisen

SharePoint- en OneDrive-deelrechten, gastentoegang, deellinks zonder vervaldatum, en mappen die op de hele organisatie gedeeld staan. Dit is niet-onderhandelbaar en het gebeurt vóór de eerste licentie aangekocht wordt.
Zorgen dat uw documenten vindbaar zijn

Wat op een lokale schijf of netwerkmap staat, bestaat voor Copilot niet. We bekijken wat er verhuisd moet worden om er iets aan te hebben.
Een piloot met een echt meetmoment

Een afgebakende groep, een vast aantal weken, en vooraf afgesproken wat we meten: wordt het effectief gebruikt en waarvoor. Geen enquête achteraf over of men het "handig" vond.
Gericht uitrollen

Naar de functies waar het rendeert, niet naar iedereen. Met opleiding, want Copilot hangt volledig af van hoe iemand de vraag stelt. Dat is de vaardigheid die het verschil maakt tussen nuttig en teleurstellend.
Na een kwartaal opnieuw meten

Wie gebruikt het nog, wie niet. Licenties van wie afgehaakt is, gaan eruit. Dat is een gesprek van een half uur dat elk kwartaal geld bespaart.

Eerlijk

Wanneer ik u Copilot afraad

Als uw documenten niet in Microsoft 365 staan

Dan is de opkuis van uw documentbeheer de eerste investering, niet de Copilot-licentie. Anders koopt u een assistent die uw bedrijf niet kent.

Als uw rechtenstructuur een puinhoop is

Dan is Copilot aanzetten actief onverstandig. Eerst opkuisen, dan pas AI erop loslaten. Dat is geen vertragingstactiek, dat is de volgorde.

Als uw team vooral operationeel werk doet

Chauffeurs, magazijniers, technici en productiemedewerkers hebben er zelden iets aan. Voor hen ligt de winst bij automatisering van de administratie eromheen.

Als het probleem eigenlijk een proces is

Als iemand elke week hetzelfde overtypt, is dat geen Copilot-vraag maar een automatiseringsvraag. Vaak goedkoper, en het werk verdwijnt echt in plaats van sneller te gaan.

Prijs

Wat het kost

Copilot-piloot met begeleiding

Offerte op maat

Readiness-analyse, permissie-opkuis, een begeleide piloot met een afgebakende groep en een meetmoment, plus een onderbouwd advies over wie de licentie moet krijgen en wie niet. De Copilot-licenties zelf koopt u rechtstreeks bij Microsoft of uw partner. Daar verdien ik niets aan.

Wat de prijs bepaalt: de grootte van de pilootgroep, de staat van uw SharePoint- en OneDrive-rechten, en hoeveel opleiding uw team nodig heeft.

Na een kort gesprek waarin we de opdracht concreet maken, krijgt u een vaste prijs en een verwacht resultaat. Vooraf bevestigd: er komt achteraf niets bij, en er is geen nacalculatie. Alle prijzen excl. btw.

Vraag een prijs op maat

Veelgestelde vragen

Wat klanten meestal eerst vragen

Waarom is het gevaarlijk om SharePoint-rechten te breed te zetten?

Zolang niemand zoekt, valt het niet op. Maar zodra u Copilot aanzet, doorzoekt die alles waar de gebruiker technisch bij kan, ook de map met loonfiches die ooit "even" op iedereen gedeeld werd. Copilot maakt geen nieuwe lekken, het maakt bestaande lekken zichtbaar. Daarom komt een permissie-opkuis vóór de Copilot-uitrol, niet erna.

Is Microsoft 365 Copilot zijn geld waard voor een KMO?

Voor wie dagelijks veel schrijft, vergadert en documenten doorzoekt: meestal wel. Voor wie vooral in één vakapplicatie werkt: meestal niet. Copilot is een prijs per gebruiker per maand, dus de vraag is niet of het werkt maar voor wie. In de praktijk rendeert het bij een deel van uw team en niet bij de rest, en dat deel wil u vooraf kennen.

Wat kost Microsoft 365 Copilot?

Copilot is een aparte licentie bovenop uw bestaande Microsoft 365-abonnement, aangerekend per gebruiker per maand. Omdat Microsoft de tarieven en voorwaarden regelmatig aanpast, staat de actuele prijs op de officiële Microsoft-prijspagina; in het rekenvoorbeeld op deze site vindt u de bronvermelding en de datum van de laatste controle.

Wat is het verschil tussen Microsoft 365 Copilot en ChatGPT?

ChatGPT kent uw bedrijf niet: u moet alles wat het moet weten zelf in het gesprek plakken. Copilot zit ín uw Microsoft 365-omgeving en kan uw mails, documenten, Teams-gesprekken en agenda gebruiken, binnen de rechten die de gebruiker al heeft. Dat is meteen de kracht en het risico: wat te breed gedeeld staat, wordt daardoor ook makkelijker vindbaar.

Wat moet er klaarstaan voor ik Copilot uitrol?

Drie dingen. Uw SharePoint- en OneDrive-rechten moeten kloppen, want Copilot toont wat te breed gedeeld staat. Uw bestanden moeten vindbaar zijn, want Copilot kan niets met wat op lokale schijven staat. En u moet weten wie het echt gaat gebruiken, anders betaalt u licenties voor mensen die er na twee weken niet meer naar kijken.

Waarom staan er geen prijzen op deze website?

Omdat een lijstprijs voor dit werk altijd fout is. Een licentie-audit bij een bedrijf van acht mensen met één licentietype is iets heel anders dan bij zestig mensen met vier types, Azure ernaast en een omgeving die nooit opgekuist is. Een prijs op de website zou dus ofwel te hoog zijn voor de eerste, ofwel te laag voor de tweede, en dan volgt er meerwerk achteraf. Dat is precies wat ik niet wil.

Hoe snel weet ik wat het gaat kosten?

Meestal binnen een paar dagen. Het gratis gesprek van dertig minuten volstaat om de opdracht af te bakenen; daarna krijgt u een offerte met een vaste prijs, een duidelijke afbakening en een verwacht resultaat. U betaalt niets voor dat gesprek en niets voor de offerte, en u bent tot u tekent nergens aan gebonden.

Is die prijs echt vast, of komt er achteraf nog bij?

Vast. Wat in de offerte staat, is wat u betaalt: er is geen nacalculatie en geen meerwerk dat achteraf verschijnt. Blijkt tijdens het werk dat er iets buiten de afgesproken scope valt, dan bespreken we dat eerst en krijgt u er een aparte prijs voor. U beslist dan of het doorgaat.

Volgende stap

Eerst weten of er bij u iets te winnen valt?

Een half uur, kosteloos en vrijblijvend. We kijken samen naar uw licenties, uw beveiliging en het werk dat elke week terugkomt.

Gratis Microsoft 365-check Bel 0496 98 76 58 Mail [email protected]

Verder lezen

Is Copilot zijn geld waard,en voor wie precies?

Copilot maakt zichtbaar wat te breed gedeeld staat

U betaalt voor mensen die het na drie weken niet meer openen

Wat niet vindbaar is, kan Copilot niet gebruiken

Uitzoeken wie er baat bij heeft

De permissies opkuisen

Zorgen dat uw documenten vindbaar zijn

Een piloot met een echt meetmoment

Gericht uitrollen

Na een kwartaal opnieuw meten