1. Licenties van vertrokken medewerkers

    Zonder een vaste uitdienstprocedure blijft een licentie doorlopen tot iemand het toevallig opmerkt. Bij bedrijven met wat verloop is dit vrijwel altijd de grootste post, en soms gaat het om accounts van jaren geleden.

    Zelf te controleren: in het Microsoft 365-beheercentrum, bij Actieve gebruikers, sorteren op laatste aanmelding. Alles wat maanden stil ligt, verdient een vraag.

  2. Gedeelde mailboxen met een volle licentie

    Een gedeelde mailbox (info@, boekhouding@, offertes@) heeft tot een bepaalde grootte helemaal geen licentie nodig. Toch dragen ze er vaak één, meestal omdat ze ooit als gewoon gebruikersaccount zijn aangemaakt en later omgezet.

    Zelf te controleren: welke accounts zijn eigenlijk functiepostbussen en geen mensen? Elk daarvan is een kandidaat.

  3. Iedereen op hetzelfde licentietype

    De meest voorkomende, en de meest begrijpelijke: één type voor iedereen is administratief het eenvoudigst. Maar wie enkel mail en Teams gebruikt, betaalt bij Standard voor geïnstalleerde Office-apps die nooit opengaan.

    Zelf te controleren: loop uw personeelslijst af en vraag per persoon of ze Word of Excel op hun toestel geïnstalleerd hebben staan én gebruiken.

  4. Medewerkers zonder bureauwerkplek op een volle licentie

    Productie, magazijn, chauffeurs, techniekers op de baan. Microsoft heeft daar goedkopere F-licenties voor met precies wat die groep nodig heeft: mail, Teams en de webversies. Bij grotere aantallen is dit de grootste enkele besparing in het dossier, en tegelijk de optie die het vaakst over het hoofd gezien wordt.

    Zelf te controleren: hoeveel van uw medewerkers hebben geen eigen bureau en geen eigen laptop?

  5. Add-ons die ooit zijn aangezet

    Extra opslag, telefonie-add-ons, een proefabonnement dat automatisch is overgegaan in een betalend abonnement. Ze staan als aparte regel op uw factuur en niemand kijkt daar nog naar.

    Zelf te controleren: neem uw meest recente factuur en vraag u bij elke regel af waarvoor die dient. Bij minstens één regel lukt dat meestal niet.

  6. Dubbele functionaliteit met een externe tool

    Een apart abonnement voor videovergaderen terwijl u Teams al betaalt. Een externe tool voor bestandsdeling naast OneDrive. Een aparte dienst voor e-handtekeningen terwijl dat in uw pakket zit. Dit is geen Microsoft-kost, maar het staat wel op dezelfde begroting.

    Zelf te controleren: zet al uw softwareabonnementen op één lijst naast wat er in uw Microsoft-licentie zit.

  7. De verlengingsdatum die stilzwijgend voorbijgaat

    Dit is geen kostenpost maar een timingprobleem, en het maakt alle andere punten onbruikbaar wanneer u het mist. Bij een jaarabonnement kan u pas wijzigen op de verlengingsdatum zonder verbrekingskosten. Loopt die datum voorbij, dan zit u vast voor nog een jaar.

    Zelf te doen, vandaag nog: zoek uw verlengingsdatum op en zet een herinnering twee maanden ervoor in uw agenda. Dat is de goedkoopste actie op deze hele lijst.

En als u het toch liever laat narekenen

Deze zeven punten dekken het grootste deel van wat er bij een KMO te halen valt. Wat een audit daarbovenop doet, is het werkelijke gebruik meten per persoon in plaats van het inschatten, en dat verschuift de conclusie geregeld. Maar begin gerust met de lijst hierboven; als daar niets uitkomt, komt er uit een audit waarschijnlijk ook weinig.