De rekensom die u zelf kan maken

U hebt hier geen consultant voor nodig. Neem de maandprijs van een Copilot-licentie, deel door het aantal werkdagen in een maand (reken met 21) en deel dat door de kost van een werkuur bij u. U krijgt het aantal uren per dag dat Copilot moet uitsparen om break-even te draaien.

Voor de meeste Vlaamse KMO's komt daar iets uit in de orde van tien tot vijftien minuten per dag. Dat is de drempel. Alles daarboven is winst.

Dat klinkt haalbaar, en voor sommige functies is het dat ook ruimschoots. Maar het is een drempel die élke werkdag gehaald moet worden, ook op dagen dat iemand vooral vergadert, op de baan is, of gewoon geen documentwerk heeft.

Waar het duidelijk rendeert

  • Wie veel vergadert. Automatische samenvattingen met actiepunten uit Teams-vergaderingen zijn de sterkste toepassing die er is. Wie drie of vier vergaderingen per dag heeft, haalt de drempel hier alleen al.
  • Wie veel mails schrijft. Vooral het opstellen van langere, genuanceerde antwoorden: het eerste concept in plaats van het lege scherm.
  • Wie in eigen documenten moet zoeken. "Wat hebben we vorig jaar aan deze klant geoffreerd?" beantwoord krijgen zonder zelf door mappen te graven.
  • Wie veel terugkerende documenten opmaakt. Verslagen, rapporten, standaardbrieven waarbij de structuur vaststaat en enkel de inhoud verschilt.

Waar het vrijwel nooit rendeert

  • Operationele functies. Chauffeurs, magazijniers, techniekers, productiemedewerkers. Zij hebben geen documentwerk, dus er is niets uit te sparen.
  • Wie in één vakapplicatie werkt. Een dossierbeheerder die de hele dag in een boekhoudpakket of een ERP zit, komt Copilot nauwelijks tegen. Dat draait in Office, niet in uw vakpakket.
  • Bedrijven met documenten buiten Microsoft 365. Staat uw archief op een netwerkschijf, dan kent Copilot het niet, en dan valt de derde toepassing hierboven volledig weg.
  • Waar het probleem eigenlijk een proces is. Als iemand elke week hetzelfde overtypt, is een assistent die dat sneller laat gaan het verkeerde antwoord. Dan wil u dat het werk verdwijnt, en dat is automatisering, geen Copilot.

De fout die het meeste geld kost

Copilot voor iedereen aankopen omdat differentiëren administratief lastiger is. Bij een bedrijf van dertig mensen waarvan er acht het effectief gebruiken, betaalt u tweeëntwintig licenties voor niets, elke maand, tot iemand het opmerkt.

Het alternatief kost bijna niets: een piloot met een afgebakende groep gedurende zes tot acht weken, met vooraf afgesproken wat u meet. Niet of men het "handig" vond, want dat zegt iedereen, maar of het na zes weken nog dagelijks geopend wordt. Daarna rolt u uit naar de functies waar het gewerkt heeft, en herbekijkt u dat elk kwartaal.

En als het antwoord nee is?

Dan is dat ook een resultaat. Ik heb bedrijven aangeraden om er niet aan te beginnen, en dat was in die gevallen het juiste advies. Meestal was de reden dezelfde: het echte probleem was terugkerend administratief werk, en daar los je niets aan op met een assistent die het sneller doet. Dat werk moet weg, niet sneller.