1. De licentie zelf
Microsoft 365 Copilot is een aparte licentie bovenop uw bestaande Microsoft 365-abonnement. Ze wordt aangerekend per gebruiker per maand, doorgaans met een jaarverbintenis.
Ik zet hier bewust geen bedrag. Microsoft past tarieven, valuta's en voorwaarden regelmatig aan, en er staan te veel verouderde prijzen op te veel Belgische websites. De actuele officiële prijs vindt u rechtstreeks op de Microsoft 365-prijspagina voor België.
Waar het wél om gaat: die prijs geldt per gebruiker, en hij loopt door of iemand het product nu opent of niet. Dat maakt de volgende drie posten belangrijker dan de eerste.
2. De voorbereiding, de post die niemand begroot
Copilot doorzoekt alles waar een gebruiker technisch bij kan. Bij een gegroeide KMO is dat vrijwel altijd meer dan gedacht: de map met loonfiches die ooit op "iedereen in de organisatie" gezet werd, het personeelsdossier in een gedeelde teamsite, de offertes voor de klant waarover niemand mocht praten.
Copilot maakt geen nieuwe lekken. Het maakt bestaande lekken vindbaar, en het geeft iedereen met een licentie een zoekmachine om ze mee te vinden. De opkuis van uw SharePoint- en OneDrive-rechten is dus geen optionele nette stap vooraf. Het is een voorwaarde. Bij de meeste KMO's is dat een project van enkele dagen tot enkele weken, afhankelijk van hoe lang het gegroeid is.
Daar komt bij dat wat niet in Microsoft 365 staat, voor Copilot niet bestaat. Bestanden op lokale schijven, in een netwerkmap of in een systeem daarbuiten kent het niet. Bedrijven die hun documentbeheer niet op orde hebben, kopen een assistent die het halve bedrijf niet kent, en betalen daar de volle prijs voor.
3. De licenties voor wie het niet gebruikt
Dit is in de praktijk de duurste post, en hij staat op geen enkele offerte. Copilot voor het volledige personeelsbestand aankopen is administratief eenvoudiger dan per functie kiezen, en het is de manier waarop het meestal gaat.
Het gevolg is voorspelbaar: een deel van uw team gebruikt het dagelijks, een deel probeert het twee weken, en een deel opent het nooit. Die laatste twee groepen kosten evenveel als de eerste, elke maand, tot iemand ze stopzet. En dat gebeurt zelden vanzelf.
Reken dit voor uzelf eens door voor uw eigen bedrijf: neem het aantal medewerkers dat níet dagelijks schrijft, vergadert of in documenten zoekt, vermenigvuldig met de maandprijs en met twaalf. Dat is het bedrag dat een piloot met een echt meetmoment u bespaart.
4. Opleiding, anders zijn de eerste drie weggegooid
Copilot hangt volledig af van hoe iemand de vraag stelt. Wie "vat dit samen" typt, krijgt iets middelmatigs. Wie schrijft welk document, voor welk publiek, in welke lengte en met welke nadruk, krijgt iets bruikbaars.
Dat is een vaardigheid, en ze komt niet vanzelf. Bedrijven die Copilot uitrollen zonder begeleiding, zien het gebruik na drie tot vier weken instorten. Niet omdat het product niet werkt, maar omdat mensen na twee teleurstellende antwoorden terugvallen op hun oude manier van werken. Een halve dag begeleiding per groep is meestal genoeg, en het is de goedkoopste post van de vier.
De vergeten vijfde post: doorlopend beheer
Wie gebruikt het nog na een kwartaal? Bij wie is het gebruik ingestort? Welke licenties kunnen eruit? Dat is een gesprek van een half uur per kwartaal, en het is het enige dat voorkomt dat post 3 stilzwijgend blijft doorlopen.
Kort samengevat
De vraag "wat kost Copilot?" heeft geen bedrag als antwoord maar een rekensom: licentieprijs × het aantal mensen dat het écht gebruikt, plus een eenmalige voorbereiding, plus opleiding. Wie enkel de eerste factor bekijkt, onderschat de kosten én overschat het aantal licenties dat nodig is, en die twee fouten wijzen in dezelfde richting.